РЕГЛАМЕНТ Роботи виконавчого комітету Лихівської селищної ради
опубліковано 15 серпня 2018 року о 12:16

1.  Загальні засади

1.1. Це Положення є нормативним документом, який визначає:

- порядок роботи виконавчого комітету Лихівської селищної ради, як головного виконавчого органу ради (далі виконкому), механізм взаємодії, виконавчих органів селищної  ради з підприємствами, установами і організаціями, а також державними органами та органами місцевого самоврядування усіх рівнів, встановлює порядок правового, організаційного, матеріально-технічного та іншого забезпечення діяльності виконкому селищної ради, його підрозділів і служб та загальні для всіх правила внутрішнього розпорядку;

- виконавчий комітет є юридичною особою, має свій бланк та печатку зі своїм найменуванням.

Порядок діяльності виконавчого комітету визначається Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законодавчими актами, Регламентом виконавчого комітету та цим Положенням.

1.2.  Затвердження, скасування Положення, внесення до нього змін та доповнень здійснюється рішенням селищної ради за поданням виконкому міської ради.

1.3.    Дотримання вимог цього Положення обов'язкове для всіх виконавчих органів селищної ради, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, окремих громадян що проживають у населених пунктах, які входять до складу територіальної громади, (сіл Райдужне, Степове, Байдаківка, Григорівка, Грамівка, Червона Гірка, Володимирівка, Яковлівка, Цвіле, Миронівна, селища Лихівка) у частині, що їх стосується. Невиконання вимог цього Положення без поважних причин є підставою для позбавлення працівника премії, відповідно до положення про преміювання, або накладення дисциплінарного стягнення, відповідно до Законів України “Про державну службу“, “Про службу в органах місцевого самоврядування“, Кодексу законів про працю України, інших нормативно-правових актів.

1.4.  Положення про роботу підрозділів (відділів, секторів, служб) виконкому селищної ради не повинні суперечити цьому Положенню.

1.5.Положення встановлює порядок діяльності виконкому міської ради за такими напрямами:

1.5.1. Регламент організації роботи виконкому, до якого входять:

- планування роботи виконавчого комітету;

- організація роботи виконавчого комітету.

1.5.2. Особливості погодження та внесення на розгляд виконкому проектів регуляторних актів.

1.5.3. Загальні вимоги до організації роботи з документами у виконкомі, порядок роботи з електронною поштою та правила оформлення доручень.

1.5.4. Підготовка і видання розпоряджень селищного голови.

1.5.5. Організація взаємодії із вищими органами державної виконавчої  влади, державними органами та органами місцевого самоврядування усіх рівнів, підприємствами,  організаціями, установами і населенням що проживає у населених пунктах, які входять до складу територіальної громади  (сіл Райдужне, Степове, Байдаківка, Григорівка, Грамівка, Червона Гірка, Володимирівка, Яковлівка, Цвіле, Миронівна, селища Лихівка)

1.5.6. Організація роботи з кадрами.

1.5.7. Організація діловодства.

1.5.8. Організація контролю та перевірки виконання документів.

1.5.9. Організація прийому громадян, розгляду пропозицій, скарг, заяв.

1.5.10.  Матеріально-технічне забезпечення.

1.5.11.  Режим роботи виконавчих органів селищної ради.

1.6.  Повне найменування: виконавчий комітет Лихівської селищної ради П’ятихатського району Дніпропетровської області.

1.7. Скорочене найменування: виконком селищної ради.

1.8. Юридична адреса виконавчого комітету: 52120  Дніпропетровська область, П’ятихатський район, вул. Центральна, 3.


2.  Регламент організації роботи виконкому

2.1. Планування роботи виконавчого комітету

2.1.1. Виконком діє на основі квартального планування та згідно зі щомісячним календарним планом.

2.1.2. Плани роботи формуються за пропозиціями селищного голови, його заступників, членів виконкому, керівників відділів, інших підрозділів селищної ради. Пропозиції до квартального плану, погоджені  заступниками селищного голови за напрямком роботи,  подаються керівниками відділів та інших підрозділів до відділу загально-організаційного забезпечення селищної ради у строки, передбачені Законом України «Про доступ до публічної інформації».

2.1.3. Відділ загально-організаційного забезпечення на основі поданих пропозицій  складає проект плану роботи на квартал, який візується заступниками селищного голови, і оприлюднюється з дотриманням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» на веб-сайті селищної ради. План роботи виконкому затверджується на останньому засіданні виконкому перед початком кварталу.

Календарний план основних заходів на місяць формується і подається на затвердження селищному голові, а у разі його відсутності – посадовій особі, яка виконує обов'язки селищного голови, не пізніше як за сім робочих днів до початку наступного місяця.

2.1.4.Квартальний план роботи основних заходів не пізніше як у п'ятиденний термін після їх затвердження надсилаються відділом загально-організаційного забезпечення першому заступнику селищного голови, заступнику селищного голови, які організовують контроль за їх виконанням.

2.1.5. Відділи селищної ради, інші її виконавчі органи розробляють свої плани роботи, погоджують їх заступником селищного голови за напрямком роботи. Копії планів роботи передаються у відділ загально-організаційного забезпечення селищної ради. Контроль та відповідальність за виконання цих планів покладається на керівників відділів та інших виконавчих органів селищної ради.

2.2. Організація роботи виконкому

2.2.1. Виконком є її виконавчим органом, їй підпорядкованим та підзвітним селищній раді. Виконком утворюється селищною  радою на строк її повноважень.Після закінчення повноважень ради та селищного  голови її виконком здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконкому.

Кількісний склад виконкому визначається селищною радою за пропозицією селищного голови. Персональний склад виконкому затверджується радою за пропозицією селищного голови.

Виконком селищної ради утворюється у складі селищного голови, заступників селищного голови,  старост, а також керівників відділів, інших виконавчих органів, інших осіб. До складу виконкому селищної ради входить за посадою секретар селищної ради. Очолює виконком відповідно  Лихівський селищний голова.

До складу виконкому не можуть входити депутати селищної ради, крім секретаря ради.

2.2.2. Виконком у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України "Про місцеве самоврядування в Україні", іншими законодавчими актами України, а також здійснює повноваження, делеговані йому державою.

Виконком уповноважений:

- розглядати і вирішувати будь-які питання, віднесені законодавством до його компетенції, виходячи з інтересів територіальної громади, окремих її громадян, які проживають на підвідомчій території, із врахуванням інтересів народу України;

- сприяти втіленню в життя рішень вищих органів, якщо вони не суперечать інтересам територіальної громади населених пунктів, що входять до її складу (сіл Райдужне, Степове, Байдаківка, Григорівка, Грамівка, Червона Гірка, Володимирівка, Яковлівка, Цвіле, Миронівна, смт. Лихівка)

Виконком селищної ради в межах своїх повноважень приймає рішення.

2.2.3.Основною формою роботи виконкому є засідання.        

Засідання виконкому скликаються селищним головою, а у випадку його відсутності - посадовою особою, яка виконує обов'язки селищного голови, за потреби, але не рідше одного разу на місяць,і є правомочними, якщо  в  них  бере  участь  більше половини від загального складувиконкому.Планові засідання виконкому проводяться, як правило, у другий четвер місяця.

З метою оперативного або невідкладного вирішенняокремих питань життєдіяльності сіл Райдужне, Степове, Байдаківка, Григорівка, Грамівка, Червона Гірка, Володимирівка, Яковлівка, Цвіле, Миронівна, селища Лихівка   його (громадян) жителів за відповідним розпорядженням селищного голови засідання виконкому можуть скликатися позачергово і є правомочними при наявності більше половини від загального складу членів виконавчого комітету.

2.2.4.        На засіданнях виконкому головує селищний голова, а у разі його відсутності – секретар селищної ради або заступник селищного голови, що виконує його обов’язки за окремим розпорядженням.

2.2.5.        На розгляд виконкому виносяться питання у відповідності з планом роботи. У разі необхідності з дозволу селищного голови за пропозиціями членів виконкому, керівників структурних підрозділів  селищної  ради з дотриманням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» можуть виноситись питання, не передбачені планом, а у разі терміновості, подані, як правило, не пізніше, як за два дні до засідання  виконкому за наявності  підготовленого  і  погодженого проекту рішення та інших матеріалів.

2.2.6. Порядок денний чергового засідання виконкому із зазначенням доповідачів, співдоповідачів (відповідальних за підготовку питань) готується відділом загально-організаційного забезпечення і вноситься секретарем виконкому для погод­ження селищному голові з дотриманням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації», після чого розсилається відділом загально-організаційного забезпечення членам виконкому, безпосереднім виконавцям, зацікавленим  підприємствам, установам  і організаціям.

2.2.7.Особи, відповідальні за підготовку питань на засідання виконкому, а також структурні підрозділи селищної ради, інші організації і установи, що подають проекти рішень виконкому, зобов'язані погодити їх (завізувати) з відповідними керівниками відділів, служб селищної ради, установ і організацій, а також із юридичною службою селищної ради на відповідність їх законодавству України, секретарю виконкому і подаються селищному голові не пізніше як за три дні до засідання.

Матеріали на розгляд виконкому (проекти рішень) оформляються в паперовому та електронному вигляді та подаються до відділу загально-організаційного забезпечення з дотриманням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» не пізніш як за 20 робочих днів   до засідання виконкому.

2.2.8. Після погодження секретарем проекти рішень друкуються для їх розгляду на засіданні виконкому.

2.2.9. Проект рішення першим візує посадова особа, що готувала документ, далі його візують відповідні начальники відділів селищної  ради, які мають відношення до нього, заступник міського голови відповідно до розподілу обов'язків, юридична служба. Насамкінець проект рішення візує секретар  виконкому селищної  ради.

2.2.10. У випадку, коли підпис ставить особа, що виконує обов’язки  відсутнього працівника – обов’язково зазначається посада і прізвище того, хто підписує документ. Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед найменуванням посади.

2.2.11. Візується та підписується тільки оригінал рішення. Примірники рішень засвідчуються печаткою.

2.2.12. Всю роботу, пов’язану з підготовкою рішення, забезпечують виключно працівники того структурного підрозділу, який відповідальний за підготовку рішення. Передача проекту рішення стороннім особам забороняється.

2.2.13. При наявності розбіжностей подаються письмові висновки зацікавлених відділів, установ і організацій.

Наявні розбіжності до винесення проекту рішення на обговорення виконкому повинні бути обов'язково розглянуті заступником селищного голови або секретарем  виконкому у відповідності з розподілом обов'язків за участю відділів, які мають заперечення.

2.2.14. Завізовані та погоджені проекти рішень із повним пакетом документів подаються секретарю виконкому до засідання виконкому з дотриманням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації». До проекту  рішення додаються: коротка довідка по суті  питання,  прізвище, ім’я, по батькові доповідача, списки запрошених осіб та перелік організацій, яким необхідно надіслати рішення після його прийняття. У проекті рішення обов'язково вказується особа, на яку покладено контроль за його виконанням.

2.2.15. Відразу після завершення візування проекту рішення виконавець із дотриманням вимог Закону України «Про доступ до публічної інформації» подає його у відділ загально-організаційного забезпечення одночасно у паперовому та електронному вигляді. Відділи селищної ради можуть направляти електронний варіант проекту рішення на електронну адресу селищної ради.

2.2.16.Проекти рішень, інші документи, які не були подані у вказаний термін,  можуть бути включені до порядку денного засідання виконкому  у винятковому порядку лише з дозволу селищного  голови або, у разі його відсутності,  посадової особи, яка виконує його обов’язки.

2.2.17. Запрошення на засідання виконкому доповідачів і співдоповідачів у відповідності зі списками, доданими до проектів рішень, забезпечують особи, які готували те чи інше питання, з подальшим інформуванням про це спеціаліста відділу загально-організаційного забезпечення селищної ради.

Відділ загально-організаційного забезпечення запрошує членів виконкому на засіданняі повідомляє їх про порядок денний засідання.

2.2.18. Організацію проведення засідань виконкому забезпечують спільно секретар виконкому та  відділ загально-організаційного забезпечення селищної ради відповідно до їх повноважень.

2.2.19. Доповідачам із основних питань надається, як правило, до 15 хвилин, співдоповідачам - до 10 хвилин, виступаючим - до 5 хв. Перерва робиться через кожні 2 години роботи.

2.2.20. Рішення виконкому приймаються на його засіданні більшістю голосів від загального складу виконкому.

2.2.21. Рішення, прийняті на засіданні виконкому, підписуються селищним головою, а у разі його відсутності, посадовою особою, яка виконує його обов’язки. У разі необхідності доопрацювання з урахуванням зауважень і пропозицій, висловлених на засіданні, відділ загально-організаційного забезпечення передає ці рішення особам, які їх готували, або тим, кому це доручено, для оформлення з наступним візуванням виконавцями, юридичною службою, секретарем виконкому і подаються на підпис селищному голові наступного дня, а у виняткових випадках - у строк, встановлений для доопрацювання. Окремі думки членів виконкому під час засідання заносяться до протоколу і підшиваються разом із відповідним рішенням та є невід’ємними від нього.

Додатки до рішення підписує секретар виконкому селищної ради,у разі його відсутності – посадова особа, що виконує його обов’язки.

2.2.22.Після засідання виконкому секретар виконкому  упродовж 3-х днів реєструє рішення шляхом присвоєння йому дати та номеру, а також організовує всю роботу пов’язану з доопрацюванням рішень. Датою рішення є дата його прийняття. Номер є реєстраційним і присвоюється в порядку зростання.

2.2.23. Не пізніше 5-ти робочих днів після підписання, рішення в електронному вигляді надається до відділу загально-організаційного забезпечення селищної ради для його оприлюднення.

2.2.24. На засіданні виконкому секретар веде протокол, який підписується головуючим на засіданні та секретарем виконкому селищної ради.

2.2.25. Оригінали протоколів, рішень із додатками комплектуються у справи в хронологічному порядку, засвідчуються гербовою печаткою і зберігаються у відділі загально-організаційного забезпечення впродовж 5 років, після чого передаються до архівного відділу.

2.2.26. Всі рішення виконавчого комітету селищної ради та розпорядження селищного голови містять пункт про відповідального за контроль за виконанням цих розпорядчих документів, як правило, - заступника селищного голови.

2.2.27. Оформляє засідання виконкому і відповідає за їх повноту, якість та збереження документів секретар виконкому селищної ради.


3. Особливості погодження та внесення на розгляд виконавчого комітету проектів регуляторних актів

3.1. Органом, який забезпечує реалізацію державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності  є виконком селищної ради.

3.2. Проекти рішень, які встановлюють, змінюють чи скасовують норми права, застосовуються неодноразово та щодо невизначеного кола осіб, окремі положення яких спрямовані на правове регулювання господарських відносин, а також адміністративних відносин між регуляторними органами або іншими органами державної влади та суб'єктами господарювання – є такими, що містять ознаки регуляторного акту.

3.3. Робота з підготовки проектів регуляторних актів відбувається відповідно до плану, затвердженого рішенням виконкому. Плани діяльності з підготовки відділами селищної ради проектів регуляторних актів на наступний календарний рік затверджуються не пізніше 15 грудня поточного року. План діяльності з підготовки проектів регуляторних актів повинен містити визначення видів і назв проектів, цілей їх прийняття, строків підготовки проектів, найменування відділів відповідальних за розроблення проектів регуляторних актів.

3.4. Затверджені плани діяльності виконавчих органів ради з підготовки проектів регуляторних актів, а також зміни до них оприлюднюються в порядку, встановленому чинним законодавством України ради не пізніше як у десятиденний строк після їх затвердження.

3.5. У разі виявлення ознак регуляторного акту у будь-якому проекті рішення секретар селищної  ради, не пізніше наступного дня після встановлення таких ознак, повідомляє про це розробника проекту.

3.6. Після отримання повідомлення щодо необхідності проведення регуляторної процедури розробник готує проект рішення про внесення змін до плану діяльності з підготовки регуляторних актів.

3.7. У випадку порушення чи невиконання умов, визначених Законом, виконком приймає рішення щодо порушення процедури. Проект рішення повертається розробнику на доопрацювання із зазначенням переліку зауважень та дій, необхідних для їх усунення.

3.8. Проект рішення, регуляторна процедура щодо якого проведена в повному обсязі, узгоджується начальником відділу - розробником акту, секретарем виконкому.


4. Загальні вимоги до організації роботи з документами у виконкомі,

порядок роботи з електронною поштою та правила оформлення доручень

4.1. Основною вимогою ведення діловодства у виконкомі та інших виконавчих органах Лихівської селищної ради є дотримання єдиного порядку оформлення і роботи з документами, скорочення кількості документів, електронізація діловодних процесів.

4.2. Діловодство здійснюється за правилом організаційної єдності, тобто місце реєстрації вхідної кореспонденції є місцем, де можна прослідкувати весь подальший рух документа та результатів його розгляду.

4.3. Відповідальний працівник відділу загально-організаційного забезпечення селищної ради та відповідальні працівники відділів ради зобов’язані щоденно, як мінімум тричі впродовж дня, перевірити наявність електронної пошти та документів, отриманих у електронному вигляді.

4.4. Опрацювання поштових повідомлень, які надходять до Лихівської селищної ради та її виконкому (отримання повідомлень, здійснення їх попереднього розгляду, пересилання за потреби іншому адресату, друк, реєстрація) здійснює відділ загально-організаційного забезпечення селищної ради.

4.5. Під час роботи з електронною поштою всі користувачі зобов’язані дотримуватись культури спілкування. Крім електронної адреси поштової скриньки заповнюється поле «Від кого», де зазначаються прізвище, ім’я, по батькові особи або назва підрозділу, від імені якого відправляються листи. Для листування в межах України поле заповнюється українською мовою.

Неприпустимим є надсилання повідомлень без зазначення теми. Тема повинна розкривати зміст повідомлення. Якщо повідомлення містить кілька тем або кілька не пов’язаних між собою вкладених файлів, створюються кілька електронних листів із різними темами. Якщо листування регулярне з одного питання (відправка звітів, фінансових надходжень, щоденних (щотижневих) інформаційних карток та ін.) тема повідомлення повинна залишатися незмінною і складатися з постійної назви та змінного ідентифікатора. Змінний ідентифікатор - складова, що однозначно ідентифікує  це повідомлення серед інших повідомлень такого ж змісту.

4.6. Доручення селищного голови оформлює діловод відділу загально-організаційного забезпечення селищної ради.

4.7. Посадова особа, що отримала доручення, є особою, відповідальною за його виконання. У разі отримання доручення декількома особами, відповідальним виконавцем є особа, зазначена першою.

4.8. У разі необхідності залучити до виконання доручення інших працівників, відповідальний виконавець може доручити роботу з виконання доручення шляхом пересилання завдання визначеному ним співвиконавцю або іншому відділу селищної  ради. Звітує про виконання доручення відповідальний виконавець.

4.9. У разі необхідності залучити до виконання доручень працівників із інших відділів селищної ради – відповідальний виконавець погоджує це з начальниками відповідних відділів. Керівник зобов’язаний протягом цього ж дня прийняти рішення про призначення співвиконавця доручення.

4.10. Відповідальний виконавець має право скликати інших виконавців, координувати їх роботу, вимагати від них необхідну інформацію, встановлювати термін її надання. Співвиконавці несуть персональну відповідальність за якість та своєчасність виконуваної ними роботи.

4.11. У такому ж порядку здійснюється спільне виконання інших документів, вирішення звернень громадян, тощо.

4.12. Про причини неможливості виконання доручення, або про необхідність відтермінувати виконання доручення, відповідальний виконавець інформує відділ загально-організаційного забезпечення.

4.13. Усі доручення беруться до безумовного виконання з моменту їх отримання. Термін виконання (подовження строків виконання) доручення встановлює особа, яка його надає. У разі потреби відповідальний виконавець (співвиконавець) може ставити питання про уточнення змісту та строків доручення особі, яка його надала (відповідальному виконавцю). Запит (службова записка) про це має бути надісланий негайно після отримання доручення і підлягає розгляду в цей же робочий день, а у разі терміновості доручення – негайно. Уточнення або підтвердження змісту та строків виконання доручення зазначається на документі посадовою особою, яка його надала, фіксується відділом загально-організаційного забезпечення та надсилається відповідальному виконавцю (співвиконавцю) в порядку, встановленому для доручення.

4.14. Якщо доручення неможливо виконати взагалі або у встановлений строк, про це повідомляється особа, яка його надала, у той же день, коли стало відомо виконавцю про отримання доручення.

4.15. У разі, якщо доручення буде підставою для підготовки рішення виконкому селищної ради (і т. ін.), доручення можуть бути оформлені на бланку, в друкованому вигляді,зі створенням усіх реквізитів документа.

4.16. Доручення селищного голови та документи про їх виконання формуються у справи в хронологічному порядку, зберігаються у загальному відділі селищної ради 5 років, потім передаються на постійне зберігання до архівного відділу.


5. Підготовка і видання розпоряджень селищного голови

5.1.Розпорядження селищного голови – нормативно-правовий акт, який видається селищним головою у межах повноважень, визначених ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні».

Розпорядження селищного голови видаються з питань, які не потребують колегіального обговорення. Вони підписуються селищним головою, а у його відсутність – секретарем селищної ради, заступником селищного голови, що виконує його обов'язки.

5.2.  Загальні правила підготовки та роботи з розпорядженнями ті ж, що і правила підготовки рішень виконкому селищної ради. Проекти розпоряджень та додатки до них готують відповідні відділи селищної ради з питань, що належать до їх відання.

5.3.  Розпорядження друкуються на бланках встановленого зразка, повинні мати заголовки, що коротко і точно відображають їх зміст, юридичні підстави, преамбулу і розпорядчу частини, можуть мати додатки.

5.4. У розпорядженні зазначається зміст розпорядчої дії, конкретні строки виконання завдань, відповідальні за виконання та контроль.

5.5.      Проект розпорядження має бути завізований керівниками всіх зацікавлених відділів, особами, що його готували, при необхідності - заступником   селищного  голови і обов'язково секретарем виконкому.

5.6.      Проекти розпоряджень селищного голови, що стосуються організації підготовки сесії селищної ради, питань, що виносяться на її розгляд, обов'язково візуються секретарем селищної ради.

5.7. При  наявності розбіжностей до проекту розпорядження додаються письмові висновки осіб, які не згідні з окремими пунктами проекту або з проектом у цілому. Проекти розпоряджень, що містять розбіжності, погоджуються у тому ж порядку, що й рішення виконкому.

5.8. Розпорядження і додатки до нього підписує селищний голова, у разі його відсутності – секретар селищної ради або заступник селищного голови, що виконує його обов’язки.

5.10. Підписані розпорядження реєструються відділом загально-організаційного забезпечення селищної  ради. Датою реєстрації розпорядження є дата його підписання. Номери присвоюються у порядку зростання.

5.11. Правила розсилки розпоряджень селищного голови ті ж, що й для рішень виконкому селищної ради.


6. Організація взаємодії із вищими органами державної виконавчої влади, державними органами та органами місцевого самоврядування усіх рівнів, підприємствами, організаціями, установами і населенням громади.

6.1. Загальні засади.

6.1.1. Взаємодія здійснюється керівництвом, відділами, іншими виконавчими органами селищної ради за галузями і напрямками на відповідних рівнях. Порядок взаємодії визначається цим Положенням та положеннями про відділи, інші виконавчі органи селищної ради.

6.1.2. Координують взаємодію виконкому секретар селищної ради, заступник селищного голови, керуючий справами виконкому.

6.2. Порядок звернень виконкому селищної ради до підприємств, організацій та установ вищих органів державної виконавчої влади.

6.2.1. На розгляд Президента України, Комітетів Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, міністерств і відомств вносяться лише ті питання, вирішення яких законодавством України віднесено до їх компетенції. Питання, що порушуються перед центральними органами влади, подаються до відповідних суб’єктів влади.                                                                

6.2.2. Звернення до інших державних органів та органів місцевого самоврядування усіх рівнів із різних адресних питань життєдіяльності територіальної громади, трудових колективів, органів самоорганізації населення та окремих громадян готуються секретарем ради, заступником селищного голови, керівниками виконавчих органів селищної  ради і подаються на підпис селищному голові або секретарю селищної ради, чи заступнику селищного  голови,  який виконує його обов’язки.

Після підписання і реєстрації документ направляється адресату.

У виключних випадках такі звернення можуть надіслати секретар ради, заступник селищного голови,  з поміткою "За дорученням міського голови".

6.2.3. Підприємства, організації, установи з питань взаємодії звертаються до районної державної адміністрації через виконком селищної ради, а в разі не реагування останнього можуть безпосередньо звернутися до райдержадміністрації.

6.3. Порядок підготовки і проведення нарад, семінарів та інших заходів.

6.3.1. Зібрання, наради, семінари інші організаційні та комунікативні заходи проводяться за усним або письмовим розпорядженням селищного голови.

6.3.2. Щоденно селищним головою проводяться наради з секретарем ради, заступниками селищного голови,  начальниками відділів.

6.3.3. Підготовка заходів, що проводяться виконкомом, здійснюється відповідними відділами, іншими виконавчими органами селищної ради. Пропозиції щодо строків, часу, місця та інших питань, пов'язаних з організацією підготовки і проведення засідань, нарад, семінарів та інших комунікативних заходів, що проводяться у приміщенні селищної ради, погоджуються з секретарем виконкому.

6.3.4. Повідомлення про запрошення на заходи, що проводяться селищним головою, реєстрація їх учасників здійснюється відділом загально-організаційного забезпечення із залученням необхідної кількості працівників виконавчих органів селищної ради.

6.3.5. Заходи під головуванням селищного голови, виконуючого його обов'язки протоколюються відділом загально-організаційного забезпечення селищної  ради.

6.3.6. Підготовка приміщення до нарад, розміщення їх учасників та інше їх забезпечення здійснюється відділом загально-організаційного забезпечення селищної ради.

6.3.7. Засідання утворених селищною радою та її виконкомом комісій, рад проводяться згідно з їх положеннями. Підготовка, проведення і документальне оформлення цих засідань забезпечується відповідальним секретарем чи іншими особами, визначеними керівниками зазначених органів.


7. Організація роботи з кадрами

7.1.      Основним завданням роботи з кадрами є проведення єдиної державної політики з питань служби в органі місцевого самоврядування, організація роботи щодо укомплектування виконавчих органів високо­кваліфікованими працівниками, підготовки, перепідготовки і підвищення їх кваліфікації, заохочення і контролю за роботою.

7.2. У роботі з кадрами селищний голова керується Законом України "Про службу в органах місцевого самоврядування" та Кодексом законів про працю України, указами і  розпорядженнями  Президента України, Положенням  про роботу з кадрами в центральних і місцевих органах державної виконавчої влади, цим Положенням та іншими нормативними актами.

7.3. Організація і забезпечення реалізації державної політики з питань роботи з кадрами та державної служби покладається на начальника  відділу загально-організаційного забезпечення селищної ради.

7.4. Селищним головою затверджується штатний розпис працівників апарату Лихівської селищної ради та виконкому.

7.5. У селищній раді формується кадровий резерв за поданням керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради.

7.6. Виконавчий комітет створює умови і сприяє навчанню та підвищенню кваліфікації посадових осіб органу місцевого самоврядування, керівників комунальних підприємств, установ і організацій, які належать до селищної комунальної власності.

7.7. Прийняття на службу до органу місцевого самоврядування здійснюється за розпорядженням селищного голови шляхом конкурсного відбору, з кадрового резерву, стажування або за іншою процедурою, передбаченою Законами України "Про службу в органах місцевого самоврядування", «Про засади запобігання і протидії корупції», а звільненняз посад - за розпорядженням селищного голови згідно чинного законодавства про працю.


8. Організація діловодства

8.1. Діловодство у виконкомі селищної ради ведеться згідно інструкції з діловодства, яка затверджується у встановленому законодавством порядку.

8.2. Приймання всіх вхідних документів у виконкомі здійснює начальник відділу загально-організаційного забезпечення, а у його відсутність - особа, яка виконує його обов'язки.          

8.3. Конверти, адресовані депутатам, громадським організаціям, не розкриваються і передаються безпосередньо адресатам.

Всі інші конверти з вхідними документами розкриваються начальником відділу загально-організаційного забезпечення, на документах проставляється реєстраційний штамп та передаються на розгляд селищного голови, чи особи, яка виконує його обов`язки.

8.4. Одержані документи після розгляду селищним головою повертаються до спеціаліста відділу загально-організаційного забезпечення для перенесення тексту резолюції до журналу, потім передаються за призначенням.

8.5. Проекти рішень, розпоряджень, листів та інших документів перевіряються та візуються виконавцями  на предмет відповідності їх діючому законодавству, погоджуються секретарем виконкому.

8.6. Віддрукований матеріал перевіряється відповідальним за документ тапередається на підпис секретарю  виконкому, селищному голові і подальше оформлення службового документу.

8.7. Підписані вихідні документи спеціаліст відділу загально-організаційного забезпечення реєструє, розсилає адресатам, копії чи оригінали документів формує у номенклатуру справ.

Начальник відділу загально-організаційного забезпечення організовує розсилку документу у 5-денний строк, якщо не обумовлені інші терміни.

8.8. Підписані рішення виконкому реєструються секретарем виконкому, а розпорядження селищного голови - начальником відділу загально-організаційного забезпечення.

Рішення виконкому, в т.ч. протокольні, реєструються порядковою нумерацією. Розпорядження реєструються окремо з основної діяльності, особового складу.

8.9. Після зняття документу з контролю контрольна справа переводиться до архіву загального відділу з терміном зберігання 5 років, після чого знищується згідно акту.

8.10. Друкарські роботи виконуються безпосередньо виконавцями, які готують документ.

8.11. Розмножувальні роботи забезпечує відділу загально-організаційного забезпечення селищної  ради.

8.12.Розмножувальні роботи виконуютьсяза трьома категоріями терміновості: негайні, термінові, звичайні.

8.13. Негайні, за наявності візи керуючого справами виконкому, виконуються в строк до 3 годин, термінові - протягом дня, звичайні з візою начальника загального відділу - протягом двох днів.


9. Організація контролю і перевірки виконання документів

9.1. Відповідальність за організацію і стан виконання документів покладається на селищного голову, заступників голови та секретаря  виконкому відповідно до розподілу обов'язків між ними, а також керівників відділів селищної ради.

9.2. Питання контролю за виконанням документів (необхідність контролю, контроль у виконкомі чи структурному підрозділі) визначається селищним головою, секретарем селищної ради та заступником голови при розгляді вхідних документів чи при підготовці проектів рішень і розпоряджень.

9.3. Контроль за виконанням документів виконкому здійснюється шляхом безпосередньої перевірки стану справ із виконання рішень на місцях, обговорення питань порядку контролю на засіданнях виконкому, періодичної звітності про виконання рішень особами, на яких покладено контроль за виконанням того чи іншого рішення. Для здійснення належного контролю за виконанням документів особам, на яких покладено контроль, відділом загально-організаційного забезпечення селищної ради заводиться контрольна папка, яка наповнюється відповідною інформацією про хід виконання того чи іншого конкретного документу.

9.4.Контроль за проходженням і строками виконання документів у виконкомі покладається на начальника відділу загально-організаційного забезпечення, а у відділах селищної ради - на призначених для цього осіб.

9.5. Робота щодо контролю за проходженням і строками виконання документів у  виконкомі, відділах селищної ради здійснюється відповідно до вимог інструкції з діловодства.

9.6. Кожний останній вівторок місяця начальник відділу загально-організаційного забезпечення доповідає про стан виконання документів, які знаходяться на контролі, також про виконання пропозицій, заяв, скарг громадян. Наприкінці кожного тижня начальник відділу загально-організаційного забезпечення подає голові, секретарю виконкому перелік документів, не виконаних у встановлений строк, для вжиття заходів.

9.7.  За п'ять днів до закінчення строку виконання документа начальник відділу загально-організаційного забезпечення інформує керівників відділів, установ, організацій, на контролі яких знаходиться документ, про закінчення строку його виконання.

9.8.  Матеріали про виконання документів виконавці подають до відділу загально-організаційного забезпечення.

9.9. За необхідності, разом із довідками про виконання документів, виконавці подають також проекти рішень, розпоряджень, відповідей на запити, тощо.

9.10. Після виконання документи знімаються з контролю. Зняти документи з контролю може лише та відповідальна особа, яка поставила його на контроль.

Пропозиції, заяви і скарги громадян знімаються з контролю лише після остаточного їх вирішення.

9.11. Секретар  виконкому періодично, але не рідше одного разу на рік, готує інформацію та проект рішення про зняття з контролю рішень виконкому селищної ради.


10. Організація  прийому громадян, розгляду пропозицій, скарг, заяв.

10.1. Прийом громадян у виконкомі селищної  ради проводиться відповідно до затвердженого графіку.

10.2. Розгляд пропозицій, заяв, скарг вважається закінченим лише тоді, коли заявнику і вищестоящій інстанції (у разі необхідності) надано відповідь про наслідки розгляду.

10.4. Контроль за проходженням і строками розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян здійснює секретар виконкому та начальник відділу загально-організаційного забезпечення селищної ради в порядку, передбаченому розділом 9 цього Положення.


11. Матеріально-технічне забезпечення

11.1. Матеріально-технічне забезпечення діяльності виконавчих органів здійснює відділ загально-організаційного забезпечення (у відповідності до фінансових розписів).

11.2. Відділу загально-організаційного забезпечення:

11.2.1. Здійснює заходи щодо утримання у належному стані приміщень селищної ради та її виконавчих органів, проведення поточного та капітального ремонтів, придбання та ремонту меблів, обладнання, оргтехніки, іншої апаратури.

11.2.2. Забезпечує працівників виконавчих органів канцелярським приладдям, папером, телефонним  та електронним зв'язком, засобами оргтехніки, відповідно обладнаними місцями для зберігання документів, автотранспортом.


12. Режим роботи виконавчих органів ради

12.1.  Робочий день працівників виконавчих органів міської ради розпочинається о 8.00 годині і закінчується о 17.00 годині. Перерва на обід із 12  до 13 години.

12.2. Ведення табельного обліку відпрацьованого часу працівниками відділів та обслуговуючого персоналу  покладається на начальника відділу загально-організаційного забезпечення  міської ради.

12.3. Неділя, субота і святкові дні є вихідними для всіх працівників, за виключенням днів, коли проводяться загальноселищні, загально районні та державні заходи.

12.4. Прийом селищним  головою, секретарем селищної ради, заступником селищного голови, посадових осіб зі службових питань проводиться щоденно за потребою.